会議を魔法のように変える、そんな方法を知りたくないですか？
「また無駄な会議か…」
「結局、何が決まったのかわからない」
こんな経験、あなたにもありませんか？
会社や組織では毎日のように会議が開かれています。
しかし、「やらなくても良かったのでは？」と思うようなものも少なくありません。
お恥ずかしい話、
私自身コンサルティングファームに勤めていますが、
正直そう感じる会議がないわけではありません。
無駄な会議ほど時間と気力を奪われ、ストレスとなるものはないでしょう。
本記事では、
榊巻 亮著『世界で一番優しい会議の教科書』を紹介しながら、
無駄な会議を減らし、
生産的な時間に変えるためのヒントをお伝えします。
contents
会議に費やしている時間
ビジネスパーソンの会議時間は、
1日に平均2時間だとすると
年間で約500時間にものぼる計算になります。
もしこれらの会議の半分が不要なものだとしたら…？
日本はホワイトカラーの労働生産性が低いと言われますが、
必要な会議を効率的に進めることこそ、
重要な生産性向上につながるのではないでしょうか。
「隠れファシリテーター」の技術を学ぶメリット
いやでも前に出てファシリテーションとか自分むりっす
わかります！
ただ、ファシリテーター（司会者）だけが会議の効率性を決めるのでしょうか？
『世界で一番優しい会議の教科書』では、
ファシリテーターでなくとも、
会議を円滑に進めるための技術を身につける方法が解説されています。
それが、
”隠れファシリテーター”です。
隠れファシリテーターとは、正式な進行役でなくても
確認したり、書いたりすることで、
会議を促進できる工夫ができる人のことを指しています。
この技術を身につけると、
⚫︎会議の時間が短縮できる
⚫︎無駄な時間が減り、ストレスが軽減される
⚫︎周囲のメンバーからの評価が上がる
といったメリットがあるのです！
本の内容紹介
具体的に隠れファシリテーターとして何をしたらいいのか
今回は２つ紹介します！
1.決まったこと確認
まず一つ目は
会議が終わったタイミングで、
”決まったこと””やるべきこと”を確認するということ
そして、やるべきことは
誰が、いつまでに、何をするかを明確にするということです。
意外と決まったことは、
会議の最初や途中に散らばっていて忘れてしまう、
もしくは自分以外の誰かがやる
と思っていたら担当は自分だったということはないでしょうか？
そもそも会議は何かを決めるためにやるもの、
新人であってもこれらを明確にし、メールで流してあげると
周りはとても助かり、
またタスク漏れは抜けていきます！
ちなみに、私は「いつまでに」という期限が切るのが苦手で
「まだやっていませんでした」
という事象が頻発するので、
これからは意識していきます！
2.「どうなったら会議終了？」と聞く
次に2つ目は、
「どうなったら会議終了！と言えるんでしょうか？」と聞く
というものです。
一番個人的にストレスなのは他者が開催した
何のために実施しているかわからない会議です。
これはおそらくなぜ開いているかの目的が
開催者自身が明確になっていないのでしょう。
一方で周りに気を遣えるみなさんならわかると思いますが、
ストレートに
「目的を確認させてください！」というと
「何だこのわかぞうは、えらそうに」となることが
予見されます笑
そこで冒頭の一言
「どうなったら会議終了！と言えるんでしょうか？」
と聞けばいいのです
これにはメリットが2つあり、
1つ目は、司会者に明確に目的を意識させることができる
2つ目は、参加者全員が目的達成のために必要な議論に
集中しようとする
というものです。
ここまでできれば、会議におけるあなたの価値は
非常に高まるでしょう！
無駄な会議を減らし、生産的な時間を増やそう
いかがだったでしょうか？
「たったそれだけ？」と思われたかもしれませんが
少しの勇気で大きく会議を変えることができるのです！
本書には他にも
実際に自分がファシリテーターになったときの
意識するポイント等なども記載があるので、
無駄な会議に辟易としている方は、
手に取って読んでみてください！
それでは、また！